Få mer gjort med mindre ansträngning

Här är några av mina tips hur du får mer gjort varje dag, blir av med stress och har energi kvar på kvällen. I grunden handlar det om att ta kommandot över avbrotten och ställa logiska krav på dig själv och omgivningen.

De här tipsen kommer ur en lång process från att ha varit en flexibel ja-sägare på gränsen till kollaps till

att idag ha mer struktur i arbetet. Vi går direkt in på tipsen.

Information ska finnas där man förväntar sig att hitta den; i dokumentationssystem, i projektsystem, i ekonomisystem, i lönesystem och så vidare. Skriv in informationen där.

Acceptera aldrig muntlig information och ge aldrig muntlig information. Om man måste förklara något går det lika bra att dokumentera det istället till nästa person som då kan läsa dokumentationen.

Du behöver inte vara informerad om allt. Olika saker kommer att fungera i alla fall oavsett om du är informerad eller ej. Acceptera inte e-post med ”För kännedom” och skicka absolut inga sådana e-post. Avsäg dig alla ”för kännedom” som automatiskt skickas ut av olika system.

Om du använder en e-postklient kan du definiera regler för vilka e-post som går direkt till papperskorgen. För min del sparar jag bara e-post där min e-post nämns som primär mottagare. Det raderar effektivt alla e-post där jag är CC eller Bcc. Alla e-postgrupper sorteras också bort. Det blir med tiden en arsenal med sorteringsregler och livet blir därmed lättare.

Slack och övriga snabbmeddelanden. Gå ur alla kanaler som du inte längre behöver. Stäng av notificeringar från alla kanaler utom de du behöver just idag.

De arbetsplatser jag varit på erbjuder en fin telefon även om du inte egentligen behöver en telefon för dina arbetsuppgifter. Tänk på innebörden av att ha en arbetstelefon. Klarar du dig utan en telefon på arbetet så överväg den möjligheten. Skaffa en privat telefon istället.

Undvik att ringa folk för saker som lika gärna kan lösas via mindre aggressiva kommunikationsmetoder. Ett samtal avbryter den andra personens arbete. Det finns en blockeringslista i telefonen. Får du ett samtal med en bagatell så sätt personen på blockeringslistan.

Skriv en att-göra-lista för morgondagen för att få en flygande start imorgon och för att kunna släppa jobbet helt från huvudet. Skriv ned saker du ska göra senare. Försök inte ens komma ihåg dem. Låt hjärnan vara ren och fri från information och fyll den istället med kunskap. Du frigör då tankeverksamhet.

Har du möjlighet att slippa öppna kontorslandskap så ta chansen. Öppna kontorslandskap bjuder in till onödiga avbrott med förlorad koncentration. Du kommer att bli mer produktiv och lugnare om du får sitta där det är tyst.

Arbeta hemma. För min egen del är min hjärna som bäst från det jag vaknar och blir gradvis segare. Ska jag då börja dagen med frukost och resa till ett kontor då har två av de viktigaste arbetstimmarna redan gått förlorade.

Ta regelbundna pauser och inte bara när kroppen påminner dig. Drick lite vatten och stå en stund och filosofera. Det här får din hjärna att attackera problem från andra flanker. Låt hjärnan värpa fram helt alternativa lösningar. En 10 min reflektionspaus kan vara värd två timmars arbete.

Ta kommandot över avbrotten. Först när du har avslutat det du gör kan du byta fokus och läsa meddelanden. Tillåt inte avbrott medan du står och jobbar eller tar dina reflektionspauser. Vill någon prata med dig kan de börja med en förfrågan via ett meddelande. Gå alltid till ett enskilt rum så ni inte stör andra med prat.

Säg nej. Hur ofta har jag inte hört det genom åren men det är inte så enkelt som det låter. Kapitulera dina argument mot att säga nej och lär dig när du är skyldig att skydda dig själv, ditt projekt, ditt team och företaget genom att säga nej. Fundera redan nu på vilka situationer som skulle behöva ett nej. När det är dags att säga nej har du redan tänkt igenom det hela och kan snabbt leverera ett nej.

Det finns personer som älskar det personliga mötet mellan människor och dras till de situationerna. Ett möte kräver en plats och en tidpunkt. Det kräver restid och matchning med andra aktiviteter. En mötesinbjudan ska innehålla ett uttalat syfte med mötet, en agenda och en deltagarlista annars bör du avvisa inbjudan. Avvisa mötet om du inte kan bidra med något. Om du i ett möte inser att du inte kan bidra säg då det och lämna mötet. Det är mest schysst mot din tid och företagets pengar.

En del människor vantrivs i sociala sammanhang. Stress och magknip kan öka ju närmare man kommer ett socialt evenemang och det påverkar produktiviteten. Om evenemanget är utanför arbetstid kan du utan vidare tacka nej. Om evenemanget är på arbetstid är det bäst att ha en dialog med arbetsgivaren. Tvingas du med i alla fall är det kanske läge att byta jobb för din egen hälsas skull.

Låt inte telefonen ligga på bordet. Lägg bort den i en väska så du inte har den inom räckhåll. Stäng av alla webbplatser som du gillar men inte behöver i arbetet. En metod att göra detta är att modifiera hosts-filen på datorn. De här åtgärderna gör att din reflektionspaus verkligen blir livgivande och lugnande.

Effektivisera repetitiva moment. Till exempel skriv scripts. Kom med förbättringsförslag och följ upp dem. Skapa en mall när du vet att du ska göra samma sak igen.

Ät matlåda på lunchen. Förutom de ekonomiska fördelarna och fördelen att veta vad du äter så kan du få mat direkt och kan då ta en kortare rast och kan då avsluta dagen fortare. Dvs du minskar den tid på eftermiddagen där hjärnan är som segast och gör minst nytta. Du har också tid kvar till en reflektionspaus.

Gå och spring. Fysisk aktivitet gör dig snabbtänkt och smartare. Du får då bättre idéer och högre kapacitet. Som biprodukt blir du dessutom lugnare, vackrare och lever längre.

Vik tid till regelbundna självstudier. Att du kan mer är viktigt för företaget. Du får göra något annat och kommer in i tjusningen med regelbundet lärande. Det kan vara något att se fram emot varje eller varannan dag.

Gör jag själv allt det här? Ibland glömmer jag telefonen på bordet. Ibland bidrar jag i en diskussion trots att vi stör i det öppna kontorslandskapet. Ibland missar jag att reflektera och forcerar fram lösningar.

Fundera på hur du vill forma ditt arbete. Du ska trots allt överleva i arbetslivet i årtionden och då duger det inte att arbeta i ohållbara situationer.

Av Peter Lembke 2019-01-27

Det här är en kopia av min artikel på LinkedIn.